C’est une toute nouvelle année, et tout le monde prend des résolutions pour s’améliorer en 2020. Ils feront plus d’exercice, mangeront mieux ou liront au lieu de regarder des vidéos sur YouTube. Dans cette optique, nos experts vous ont proposé une résolution pour améliorer vos systèmes informatiques: archivez et sauvegardez régulièrement vos données.

Aujourd’hui, les données sont aussi précieuses que l’or; à tel point que la Journée mondiale de la sauvegarde a été créée en 2011. Elle a lieu le 31 mars et a été conçue comme un moyen pour les entreprises de promouvoir leurs produits de sauvegarde et cloud; mais elle est depuis devenue une journée sur la sensibilisation et la prévention.

La maintenance d’une archive et la réalisation de sauvegardes cohérentes de vos données est une stratégie vitale pour le succès et la prospérité de votre entreprise. Parce qu’il s’agit de deux méthodes de conservation des données, de nombreuses personnes confondent les deux termes. C’est pourquoi nous avons décidé de commencer l’année en expliquant les différences entre les deux.

Pourquoi devriez-vous conserver des archives

Une archive se compose de données originales qui ont été déplacées de leur emplacement initial vers un emplacement hors ligne ou hors site. Il contient principalement des données inactives stockées sous forme d’enregistrements historiques à long terme. Les données sont donc horodatées et inaltérables; il est simplement utilisé comme référence, par exemple, lors d’un audit. Les archives permettent aux utilisateurs de rechercher, filtrer et organiser les fichiers.

L’archivage est la dernière étape du cycle de vie des informations. Les entreprises utilisent une archive pour économiser de l’espace et libérer des ressources. Lorsqu’ils décident quelles anciennes informations méritent d’être conservées, ils les suppriment de leurs bases de données actives, afin que ces zones puissent être utilisées pour de nouvelles informations. Dans la mesure où une archive stocke des données d’origine, elle n’est pas utile comme sauvegarde lorsque vous devez restaurer des données. Si vous avez perdu la dernière version d’un fichier, l’archive ne peut pas vous aider.

Règlements de conformité

De nombreuses organisations, telles que celles des secteurs financier et de la santé, sont tenues par les réglementations de conformité de disposer d’archives pour la conservation et la gestion des données originales. Par exemple, l’archivage des e-mails empêche la falsification par les utilisateurs, qu’il s’agisse du contenu écrit dans le corps de l’e-mail ou du contenu des fichiers joints. Vous pouvez également créer une archive qui crypte les données pour réduire le risque de conformité.

Même si votre organisation publique ou privée n’est pas fortement réglementée, la conservation des archives est un excellent moyen de protéger votre entreprise lorsque des questions juridiques surviennent, telles que les audits et la saison fiscale, et elle peut dissiper toute confusion ou tout argument dans les affaires des clients. Un partenaire informatique expérimenté peut vous aider à créer des politiques d’archivage et à prévenir tout comportement extrême, tel que tout garder.

Avoir une sauvegarde

Une sauvegarde est une copie des données actives qui est utilisée en cas de perte de données. Une sauvegarde peut être effectuée en externe, comme sur un disque dur, et déconnectée du système principal pour assurer sa protection.

Les sauvegardes sont utilisées en cas de catastrophe : des catastrophes naturelles, des employés voyous ou les disques durs en panne. Surtout, les sauvegardes sont incroyablement pratiques si votre entreprise devient une cible pour les rançongiciels. Ne vous y trompez pas, être affecté par un rançongiciel est maintenant plus courant que nous aimerions le penser.

Stratégies de sauvegarde

Voici quelques moyens efficaces de protéger vos données:

  1. Créez plusieurs sauvegardes en une journée. Vous ne savez jamais si et quand votre entreprise sera touchée par des logiciels malveillants ou connaîtra une panne de courant.
  2. Utilisez des sauvegardes de niveau bloc. Les entreprises doivent limiter leurs temps d’arrêt. Une sauvegarde au niveau du bloc permet d’économiser du temps et de l’espace car elle est conçue pour reconnaître et copier uniquement les données modifiées, pas le fichier entier.
  3. Pratiquez 3-2-1. La règle 3-2-1 est simple à suivre: faites trois copies de vos données, dont deux doivent être enregistrées sur différents périphériques de stockage, tels que le cloud et un disque dur interne, et la troisième copie sera enregistrée en mode hors connexion dans un emplacement hors site. Cette règle est considérée comme une meilleure pratique car elle couvre toutes vos bases, de la corruption des données aux catastrophes naturelles en passant par le vol.
  4. Créez un calendrier de rétention. C’est super d’avoir plusieurs sauvegardes, mais pendant combien de temps devraient-elles être conservées? En fonction des processus et des ressources de votre organisation, concevez un calendrier qui correspond le mieux à vos besoins. Votre industrie peut déjà avoir des normes et des exigences de conservation que vous devez suivre.

Les avantages de l’utilisation des deux méthodes

Le développement de systèmes d’archivage et de sauvegarde offre une multitude d’avantages pour les petites et moyennes entreprises (PME):

  • Efficacité opérationnelle: les employés peuvent passer moins de temps à organiser leurs e-mails et à se concentrer sur leur travail. Ils peuvent accidentellement supprimer des e-mails pertinents, mais si une archive est là pour dupliquer et enregistrer les métadonnées, l’employé ne sera pas stressé. Les employés n’auront pas non plus à se soucier de tout sauvegarder car l’archive a enregistré les données inactives, libérant ainsi plus d’espace sur les périphériques de sauvegarde pour les informations pertinentes.
  • Longévité du matériel: avec une configuration d’archive, votre système informatique, votre serveur de messagerie et vos disques durs n’auront pas à travailler aussi fort en sauvegardant tout. Les employés pourront également travailler davantage car le processus de sauvegarde et les temps d’arrêt seront plus courts.
  • Coûts réduit: l’archivage aidera votre entreprise à économiser sur les coûts de sauvegarde car moins d’espace sera nécessaire pour le stockage des données.

Vous voulez gagner encore plus de temps? Envisagez d’externaliser vos responsabilités de sauvegarde auprès d’un fournisseur informatique expérimenté. Non seulement vos données seront plus sécurisées, mais vous recevrez également des rapports de journal, un plan de récupération efficace et une vérification des fichiers via des tests de sauvegarde. MicroAge ne laisse rien au hasard.

Services supplémentaires pour protéger vos données

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